Welche Vorteile bietet ein digitaler Belegungsplan?

Gerade für kleine Pensionen oder Vermieter von Ferienwohnungen und Privatzimmern stellt die Verwaltung der Buchungen einen unverhältnismäßig hohen Aufwand dar, da der Belegungsplan des Betriebs getrennt von diversen Belegungsplänen bei Buchungsplattformen im Internet aktualisiert werden muss. Ein Dienstleister aus Wien stellt nun eine Software zur Verfügung, die Belegungspläne automatisch synchronisiert und viele weitere Funktionen zur Erleichterung und Effizienzsteigerung des Arbeitsalltags im Beherbergungsgewerbe integriert.

Verwaltungsaufgaben im Beherbergungsgewerbe

Wer Pensionen, private Zimmer oder Ferienwohnungen vermietet, hat einiges zu beachten. Sind keine weiteren Mitarbeiter beschäftigt, muss sich der Vermieter eigenständig neben dem normalen Betriebsablauf um die Buchungen, Reinigungen, Reparaturen, die Gästemeldung, die Finanzen und Steuern kümmern. Sind Mitarbeiter angestellt, nehmen diese zwar bestimmte Aufgaben ab, die Personalverwaltung geht aber mit neuen Herausforderungen einher. Dienstpläne müssen erstellt sowie Arbeits- und Urlaubszeiten erfasst werden. Dabei bieten heutzutage viele Vermieter ihre Pensionen, Zimmer und Ferienwohnungen gleichzeitig auf mehreren Buchungsplattformen im Internet an. Damit wird die Aktualisierung der Buchungen zur Mehrfach-Arbeit, die eine gute Übersicht erfordert. Neben dem eigenen Belegungsplan müssen die Verfügbarkeiten bei den verschiedenen Anbietern stetig aktualisiert werden. Eine neue Software kann die Arbeit von Hoteliers und Pensionswirten erheblich erleichtern, indem sie alle für den Betrieb notwendige Funktionen integriert.

Effizienzsteigerung und Arbeitserleichterung mit ZimmerSoftware

ZimmerSoftware ist ein Programm zur Verwaltung des Belegungsplanes, das ohne Installation einer App auf allen Geräten mit Internetanschluss funktioniert. Auch eine Direktbuchung auf der eigenen Homepage kann eingerichtet werden, wobei alle Daten in den Belegungsplan übernommen werden, so auch die Informationen der Gäste, die automatisch in die Gästestammdatenbank aufgenommen werden. Auf dem Smartphone können alle Funktionen ebenso vollumfänglich genutzt werden, was die Arbeit von unterwegs aus ermöglicht. Über den Belegungsplan hinaus kann mit der Software auch ein Dienstplan erstellt und verwaltet werden. Ein integrierter Mitarbeiter-Chat ermöglicht die Kommunikation mit den Mitarbeitern, zudem sind alle anderen Bereiche der Personalverwaltung durch eine Stechuhr, ein Logbuch und die selbstständige Urlaubszeitbeantragung über die Software leicht zu organisieren. Ein Reinigungsplan mit eigener Benutzeroberfläche für das Reinigungspersonal, Wäsche-, Reparatur-, Lager- und Getränkeverwaltung und diverse Statistiken - zum Beispiel zur Auslastung - machen das alltägliche Arbeiten effizienter und machen es leicht, den Überblick über alle notwendigen Bereiche zu behalten.

Der eigentliche Clou der Software sind allerdings die umfassenden Möglichkeiten der Synchronisation. Wer seine Pension, sein Hotel oder seine Ferienwohnung auch auf Buchungsplattformen im Internet wie booking.com, HRS, Expedia, fewo-direkt oder Airbnb anbietet, kann die Buchungsinformationen aller Plattformen mit ZimmerSoftware synchronisieren und von automatischen Aktualisierungen profitieren. ZimmerSoftware unterstützt mehrere Channel-Manager und kann so für jeden Kunden die preislich und funktionell beste Lösung anbieten. Auch die verpflichtende Gästemeldung über entsprechende Meldesysteme wie Feratel oder AVS kann direkt vom Belegungsplan aus erfolgen. Zudem lässt sich der Bereich der Finanzverwaltung mit der Software effizient gestalten. Alle verschiedenen Steuersätze bei Vermietung und Verpflegung werden berücksichtigt und direkt aufgeschlüsselt, Tages- und Monatsabschlüsse werden automatisch erstellt und das Rechnungs- und Mahnwesen lässt sich über das System abwickeln. Eine Schnittstelle zur Steuerabwicklung mit DATEV lässt sich ebenfalls einrichten.

Belegungsplan von der ZimmerSoftware KG aus Wien

Die ZimmerSoftware KG aus Wien hat mit der ZimmerSoftware nicht nur einen leicht bedienbaren Belegungsplan geschaffen, sondern ermöglicht mit zahlreichen Funktionen und Schnittstellen auch eine deutliche Effizienzsteigerung in allen Belangen der alltäglichen Arbeit und Dokumentation im Beherbergungsgewerbe. Bei der Entwicklung von ZimmerSoftware wurde von Anfang an der Schwerpunkt auf Schnelligkeit und Effizienz gelegt. Die übersichtliche Struktur und leichte Bedienbarkeit kann dem Personal in kurzen Schulungen von
5 bis 40 Minuten beigebracht werden. Die Software ist mit Servern in klimatisierten Rechenzentren in Wien, Linz, München und anderen Standorten ausfallsicher und die Daten sind vor Fremdzugriff und Verlust ausreichend geschützt. Gerade für kleine Pensionen lohnt sich die Anschaffung der ZimmerSoftware, denn der Preis richtet sich nach der Anzahl der Zimmer und es können zudem kostengünstigere Pakete für Pensionen ohne Angestellte erworben werden.

Mit der ZimmerSoftware können Hoteliers, Pensionswirte und Vermieter von privaten Zimmern und Ferienwohnungen von einem Belegungsplan mit einem vollumfänglichen Funktionsangebot für alle Belange der Verwaltung profitieren. Diverse Schnittstellen und die Synchronisation mit Internet-Buchungsplattformen erleichtern und beschleunigen das tägliche Arbeiten. Der Funktionsumfang wird dabei stetig erweitert. Immer mehr Programme können mit ZimmerSoftware direkt verknüpft werden beziehungsweise die Daten lassen sich synchronisieren. Viele kleine Funktionen, die für Hoteliers und Pensionswirte sinnvoll sind, kommen hinzu - so zum Beispiel die automatische Erinnerung an Geburtstage der Gäste.